プライバシーポリシー
平和不動産リート投資法人(以下「本投資法人」といいます。)は、投資法人として、社会の信頼に応えるため、法令遵守(コンプライアンス)等、内部管理体制の強化を経営の重要課題の一つと位置付けています。
この理念のもと、個人情報及び特定個人情報(以下「個人情報等」といいます。)を適切に取り扱い、保護していくことが、本投資法人の社会的責務であると認識し、以下の通り個人情報等保護方針を定め、役員一同及び業務委託先に周知徹底し、これを遵守することによって、個人情報等の保護に万全を期して参ります。
1. 個人情報等保護のための管理体制
本投資法人は、個人情報等の取扱いについて、法令及びその他の規範等を遵守し、個人情報等の適切な管理を行います。
また、個人情報等保護のための管理体制を継続的に見直し、その改善に努めて参ります。
2. 個人情報等の適正取得
本投資法人は、個人情報等については、業務遂行上必要な範囲に限定し、適正な方法により取得します。ご本人から直接情報を取得するに当たっては、その利用目的、本投資法人の窓口等を明確にした上で、同意を頂いたものだけを取得し、ご本人が同意された範囲内で利用します。
但し、取得時の状況から、利用目的が明らかな場合は、利用目的の明示を省略させて頂くことがあります。
個人番号の取得については、本投資法人が本人又は他の個人番号関係事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるのは、下記4.に規定された事務処理をするために必要がある場合に限られます。また、個人番号提供の要請は、当該事務を処理するために必要が生じた時点又は当該事務の発生が予想できた時点で行います。
個人番号の提供を受けるに当たっては、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年法律第27号、その後の改正を含みます。以下「番号法」といいます。)第16条に定める書く方法により本人確認を行います。また、代理人については、同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとします。
3. 個人情報等の利用目的
本投資法人は、個人情報等を、投資法人としての資産の取得、運用、処分及びこれに付随する業務の用に供し、以下の利用目的の達成に必要な範囲において取り扱うこととし、また、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法によっては利用しないこととします。
本投資法人が、個人情報等を取得した後、以下の利用目的の範囲を超えて利用する必要が生じた場合には、速やかに、その利用目的をご本人に通知し、又は公表するものとします。
この場合において、通知の方法は、原則として書面によるものとし、公表の方法については、本投資法人の窓口等への書面の掲示・備付け、ホームページ等での公表等、適切な方法を取るものとします。
法令等に基づく場合を除き、取得した個人情報等の利用目的は、以下の通りです。
- 本投資法人の投資主(以下「投資主様」といいます。)に関する情報管理(投資主名簿の作成を含みます。)、属性分析及びそのデータの開示(但し、主要な投資主様(上位10名)の本投資法人ホームページへの掲載等を除いて、個人が特定できる開示方法はとりません。)
- 投資主様の本投資法人に対する権利行使及び本投資法人の投資主様に対する義務履行
- 本投資法人による不動産、不動産を信託財産とする信託受益権(以下「不動産信託受益権」といい、信託財産としての不動産を「信託不動産」といいます。)及びその他資産の取得・売却を検討するに当たって必要な調査分析(本人確認、信用調査及び権利関係調査を含みますが、これに限られません。)、並びに当該取得・売却に係る契約の履行(連絡、問い合わせ、登記等)
- 本投資法人が保有する不動産、信託不動産及びその他資産に関連する不動産の賃貸を検討するに当たって必要な調査(本人確認及び信用調査を含みますが、これに限られません。)、当該賃貸に係る契約の履行(連絡、問い合わせ、登記等)
- 本投資法人が保有する不動産、信託不動産及びその他資産の運用並びに賃貸状況の分析
- 本投資法人の投資主様及び潜在的な投資主様との関係を円滑にするための方策(情報提供活動等)の実施
- 本投資法人が資産運用を委託している資産運用会社(以下「資産運用会社」といいます。)及び本投資法人への照会者、来訪者、資料請求者の確認、対応及び対応記録の作成
- 本投資法人役員の人事に関連する事項を実施するため
- 上記(1)から(8)の利用目的に必要な範囲内での個人情報等の第三者への提供、開示
- その他、資産運用会社による本投資法人に係る資産運用の適切かつ円滑な履行
4. 個人番号の利用目的
前項の規定にかかわらず、本投資法人の個人番号の利用目的は以下の通りとします。
役員及び役員以外の個人に係る個人番号関係事務
- 報酬・料金等の支払調書作成事務
- 配当、剰余金の分配及び基金利息に関する支払調書作成事務
- 不動産の使用料等の支払調書作成事務
- 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
- 前各号に付随する行政機関への届出事務
- その他の支払調書の作成事務
- その他上記1)から5)に関連する事務及び法令の規定により個人番号の記載が求められる法定調書等の作成事務
5. 個人情報等の第三者提供
本投資法人は、取得した個人情報等について、法律により第三者への提供が認められている場合及び法律に基づく命令等に基づく開示を除いて、ご本人の同意を得ることなく、第三者に対して提供は行いません。また、本投資法人は、番号法で認められている場合を除き、個人情報等を第三者に提供しません。
同意を得て、利用目的の達成に必要な範囲内で第三者に提供を行う場合には、提供先が、個人情報等を漏洩若しくは再提供等をしないよう、利用方法や保管に関する適切な管理を行います。
6. 個人情報等の安全管理措置
本投資法人は、全ての役員が個人情報等保護の重要性を理解し、保有する個人情報等に関して、不正アクセス、紛失、改ざん及び漏洩等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じ、個人情報等を管理します。
7. 委託先の監督
本投資法人では、利用目的の必要な範囲内において取得した個人情報等の取扱いを、外部に委託する場合があります。個人情報等の取扱いの全部又は一部を第三者に委託する際は、個人情報等の安全管理が図られるよう、委託先に対して必要かつ適切な管理を行います。
8. 開示等を求める手続
保有個人データに関し、ご本人から開示等(利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用の停止、消去、第三者提供の停止)を求める手続は、下記の窓口までお問い合わせ下さい。
ご請求内容により、本投資法人所定の手続をご案内し、ご本人であることを確認の上、適切に対応致します。
保有個人データの授受に関する第三者提供記録の開示等についても同様です。
9. 個人情報等の取扱いに関する質問及び苦情の申し出先
本投資法人の個人情報等の取扱いに関するお問い合わせ又は苦情については、下記の窓口までお申し出下さい。
個人情報等に関するお問い合わせ
〒103-0026 東京都中央区日本橋兜町5番1号
平和不動産アセットマネジメント株式会社
コンプライアンス・リスク管理室
電話:03-3669-8771
受付時間:午前9時~午後5時(土日祝祭日及び当社指定の休日を除きます。)
但し、投資主名簿記載事項に関するお問い合わせは、下記の連絡先までお願いします。
〒168-8507 東京都杉並区和泉二丁目8番4号
みずほ信託銀行株式会社証券代行部
電話:0120-288-324
受付時間:午前9時~午後5時(土日祝祭日及び同社指定の休日を除きます。)